Cómo armar el inventario inicial de herramientas
El primer paso es hacer un relevamiento físico: listar cada herramienta con marca, modelo, número de serie, estado (bueno/regular/para baja) y ubicación actual. Este trabajo puede llevar 1–3 días en empresas medianas.
Una vez relevado, asigná un código interno a cada herramienta (etiqueta o sticker) y registrala en el sistema que uses (Excel mínimo, ERP si tenés).
- Relevamiento físico: todas las herramientas de todos los sectores.
- Datos a registrar: marca, modelo, serie, estado, ubicación, responsable.
- Código interno: etiqueta para trazabilidad.
- Fotografía del equipo: para identificación rápida.
- Fecha de compra y valor de adquisición: para amortización.
Control de uso, préstamo y mantenimiento
El mayor problema de inventario de herramientas es la pérdida por préstamos sin registro. Implementá un sistema simple de préstamo: quien retira firma un registro con fecha de retiro y devolución estimada.
El mantenimiento preventivo reduce costos a largo plazo: una taladro que se lubrica cada 6 meses dura 3 veces más que una que se usa hasta que falla.
- Registro de préstamos: nombre, fecha, devolución estimada.
- Control de devoluciones: verificación semanal.
- Mantenimiento preventivo: calendario por tipo de herramienta.
- Registro de reparaciones: costo y técnico que intervino.
- Política de baja: criterio para dar de baja una herramienta.
Sistemas de gestión recomendados
Para empresas pequeñas y medianas, una planilla Excel bien estructurada puede ser suficiente. Para empresas con más de 100 herramientas o múltiples sucursales, un sistema específico de activo fijo o un ERP básico hace la diferencia.
En Argentina, opciones económicas incluyen: Gestión Plus (ERP básico), Contasol (activos fijos), o módulos específicos de Tango Gestión.
- Excel: válido hasta ~100 herramientas en 1 sede.
- Google Sheets compartido: para equipos con acceso remoto.
- Gestión Plus / Tango: ERP argentino con módulo de activos.
- Asset Tiger (gratuito hasta 250 activos): app web de gestión de activos.
- SAP / Oracle: para empresas grandes con presupuesto.